Rollen för en modern professionell konferensarrangör (PCO) är att hjälpa konferenser, kongresser, möten och evenemang att lyckas genom att anpassa sig till organisationens och målgruppens behov. PCO:er erbjuder ett brett utbud av tjänster med allt från att säkra mötesplatser till att utveckla marknadsföringsplaner.

De flesta individer med liten eller ingen erfarenhet av konferens och kongressarrangemang inser fördelarna med att anlita och samarbeta med en PCO. Ändå kan det vara mycket svårt att identifiera när du behöver professionellt stöd när en större grupp människor är ansvariga för mötet.

Du kommer sannolikt att behöva stöd av en professionell konferensarrangör som Meetx om något eller några av följande påståenden stämmer in på din upplevelse från arrangemanget av ditt förra möte:

1. Du kämpade för att nå målen mot antalet registrerade deltagare eller försäljning av biljetter
Det kan finnas flera anledningar till att du har kämpat för att nå dina mål mot antalet registrerade deltagare eller antalet sålda biljetter; misskalkylerande registreringspriser, den valda mötesplatsen är svår att ta sig till, mötet ligger planerad på ett datum eller vecka som krockar med helgdagar eller semesterveckor, oattraktiva gästföreläsare, oattraktiva aktiviteter och ineffektiv marknadsföring. Detta är några exempel.

En professionell konferensarrangör analyserar dina tidigare möten och konkurrenter för att identifiera eventuella utmaningar och presenterar en plan för hur man löser dem. Professionella kongressarrangörer använder sin breda kompetens och branschkontakter för att fylla ditt möte med rätt sorts delegater, talare, utställare och sponsorer.

2 . Du kämpade med att attrahera och säkra talare av hög kvalité
Framgångsrika konferenser och kongresser har bra, inspirerande och kvalitativa talare, men hur får du dem till just ditt möte? Professionella konferensarrangörer är experter på att identifiera och säkra relevanta, välrenommerade talare och förhandla om villkor som gynnar båda parter.

Utmaningar och svårigheter med detta moment kan bero på, bristande varumärkeskännedom, oklar kommunikation med talaren, svårigheter att komma i kontakt med talaren, talaren känner inte att han/hon kan relatera till det specifika ämnet eller i värsta fall (synnerligen få fall) konferensen har dåligt rykte. Eftersom PCO:s är experter på att organisera större möten med mer eller mindre komplexitet har dem stor erfarenhet av alla dessa situationer och kan lösa dem snabbt och diskret.

3. Du upplevde att kontraktsförhandlingar var både svårt och tidskrävande
Professionella konferensarrangörer lägger mycket tid på att utveckla relationer med leverantörer, samarbetspartners och företag över hela världen. Dessa relationer hjälper dem att slutföra förhandlingar för ditt specifika möte (t.ex. hotell, transporter, mötesplatser, etc.) mycket snabbare och mer effektivt.

De relationer som en PCO bygger och har byggt upp över en längre tid innebär ofta att de kan få de bästa priserna och avtalen gentemot mötesanläggningar, hotell och leverantörer.

Vilket i sin tur gör att du kan fokusera på att använda din tid och budget inom andra områden som genererar ett mer effektivt arbetssätt samt i förlängningen också göra en större vinst.

4. Ditt möte överskred budgeten
Att sätta upp en budget kan nästintill alla göra. Om man dessutom vet vilka intäkter och kostnader som redan finns och som kommer att komma är det relativt enkelt. Men om man inte har koll på alla intäkter och kostnader som finns eller som kan tänkas komma kan det bli ödesdigert.

Om man inte är en van organisatör eller projektledare för större och mer komplexa möten finns det många falluckor som kan resultera i att budgeten inte går ihop sig.

Med flertalet deltagare, utställare/sponsorer, leverantörer, talare, marknadsföringskostnader och andra poster som du inte har kunskap om löper det allt större risk att mötet överskrider budgeten.

PCO:er är dock experter på att navigera genom de ekonomiska utmaningarna oavsett om det är ett mindre möte eller ett större och mer komplext. Genom att använda sin expertis, nyttja sina upparbetade kontakter för att få mer för pengarna och skriva förmånliga kontrakt banar det väg för att nå målet om önskat deltagantal eller biljettförsäljning.

PCO:er hjälper dig att effektivisera den ekonomiska hanteringen av mötet genom att budgetera inom varje område, bokför och ser till att du följer moms och skatteregler.

5. Du hade eller upplevde problem med logistiken kring mötet
Logistik är en av de viktigaste aspekterna för att arrangera ett möte – minsta försening kan leda till stora problem för dina leverantörer, talare och deltagare. Enkla element som att säkerställa att individer har tillräckligt med tid att resa från sitt boende till möteslokalen kan bidra till en fantastisk evenemangsupplevelse.

Professionella konferensarrangörer vet exakt vilka detaljer som spelar roll i slutändan samt vilka överväganden som måste göras utan att störa mötet i sin helhet.

6. Dina deltagare kände sig inte tillräckligt uppmärksammade eller som VIP:s
Varje deltagare på ditt möte, oavsett deltagarkategori eller biljettyp, vill känna sig som en VIP på något sätt. Detta betyder inte att de behöver en röd matta utrullad framför dem, utan snarare att särskild hänsyn tas för att säkerställa att de får en trevlig upplevelse hela vägen.

Detta är ofta en tungt administrativ uppgift som fokuserar på att få detaljerna rätt – t.ex. finns det matalternativ för alla allergier och kostbehov, behövs det rullstolsanpassning eller erbjudande om ett boende på bottenplan, är alla med någon form av funktionshinder tillgodosedda?

Professionella konferensarrangörer tar på sig alla dessa uppgifter för att säkerställa att det ställs rätt frågor och därefter vidtar lämpliga åtgärder för att få varje deltagare att känna sig omhändertagen före, under och efter mötet.

7. Du hade för kort om tid att organisera ditt möte effektivt
Det går inte att förneka att det finns mycket att organisera och tänka på oavsett storleken på ditt möte. Uppgifter som är relaterade till ditt möte blir ofta nedprioriterade till förmån för dina ”egentliga arbetsuppgifter”. Plötsligt är dagen för ditt möte plötsligt är här och vissa delar har inte åtgärdats helt eller i värsta fall inte alls. I det här läget får man ofta hoppas att dessa nedprioriterade områden inte leder till en större fråga eller betydelsefulla störningar under mötet.

Med sin stora erfarenhet av att organisera möten av olika form, storlek och komplexitet vet en PCO hur man sköter allt så effektivt som möjligt så att ditt möte kan gå smidigt och stressfritt.

8. Du har inte tid, förutsättningar eller kompetens för att hantera en eventuell kris eller oförutsedd utmanande händelse
Om en kris eller oväntad händelse inträffar måste du snabbt reagera, agera och lösa den, annars riskerar du att skada ditt personliga och din organisations rykte. Om man inte inom en rimlig tid hittar en bra eller godtagbar lösning på det inträffade finns det en överhängande risk att mötet både förlorar vinst och skapar en dålig upplevelse för dina deltagare.

Professionella konferensarrangörer kan inte bara förutspå vad som med största sannolikhet kommer kunna gå fel, utan genom att vara professionella problemlösare kan de ofta både svara och agera på ett snabbt, lugnt, effektivt och diskret sätt.

9. Du uppskattade och njöt inte av ditt eget möte
När du väl är på plats på ditt möte bör du kunna vara fri att njuta av det. Tyvärr är detta ofta inte verkligheten. På plats blir du ofta distraherad av frågor från deltagare, talare, utställare och leverantörer. Större delen av mötet handlar mycket om att svara på frågor, problemlösning och brandsläckning.

Istället för att engagera dig i nätverkandet med kollegor, delegater, talare och utställare samt ta del av de intressanta seminarierna som erbjuds från dina handplockade talare så spenderar du tiden med att oroa dig för alla lösa trådar och att inte räcka till.

Professionella konferensarrangörer strävar efter att förebygga och lösa alla eventuella utmaningar och problem i förväg. När du arbetar med en PCO finns dem med på plats under mötet. Det är vi som hanterar alla frågor, löser eventuella kriser eller oväntade händelser, ser till att deltagare, talare, utställare och leverantörer blir omhändertagna och känner sig sedda och hörda. Det är vi som har kontakt med all personal på mötesanläggningen och ser till att logistiken flyter. Detta ger dig möjlighet att uppleva ditt möte i form av deltagare i lugn och ro där du kan fokusera på att bygga relationer med nyckelkunder, samarbetspartners och leverantörer för framtiden.

En professionell konferensarrangör kommer sannolikt att kunna hantera och lösa alla utmaningar du har haft med dina tidigare möten, konferenser, kongresser och evenemang. För att undvika tidskrävande, stressande och kostsamma problem i framtiden, se hur vårt team kan hjälpa till att organisera ditt nästa evenemang.

För fler tips på hur man arrangerar ett framgångsrikt och hållbart möte,
klicka här för att ladda ner Meetx handbok.