Trenden efter pandemi är att fler deltagare anmäler sig senare till konferenser och kongresser. Meetx uppdrag som konferensarrangör är att säkra kundens budget trots sena anmälningar, därför tänker vi utifrån flera olika ekonomiska utfall. Detta för att stå mer förberedd om något oförutsett skulle hända. Att arbeta proaktivt för att det ska bli en ekonomiskt hållbar konferens och för att hålla den initiala planen är en självklarhet för Meetx projektledare.

Utan en bra plan för konferensens ekonomi riskerar man att begränsa intäktskällor och överskrida budget som kan ha en stor påverkan på konferensens rykte och genomförande.Meetx hjälper till med den stressiga bördan; vi gör riskanalyser, planerar och följer upp ekonomin för konferensen. Då kan ni som arrangör kan fokusera på de viktigaste, konferensens innehåll.

Vi på Meetx har lång erfarenhet av att planera och sätta upp passande budget för varje specifik konferens. Många av de föreningar och organisationer vi arbetar med har begränsade intäktsmöjligheter och vi vet hur vi ska arbeta med en tajt budget och samtidigt få det utfall som arrangören önskar.

4 Tips hur ni kan arbeta mer proaktivt med ekonomi- och budgetarbete för er konferens.

1. Identifiera små som stora utgifter
Ingen kostnad är för liten för att tas med i en budget. Allt ska inkluderas; buketter till talare, taxiresor och ett extra glas vin under banketten. När ni har koll på alla kostnader kan ni enkelt se om någon budgetpost avviker åt något håll. Att förhandla priser och avbokningsvillkor kan ha stor betydelse för en konferens utfall. En prisförhandling kan förändra det totala utfallet och genom att ha bra avbokningsvillkor minskar ni risken att stå för kostnader som inte används.

2. Inkomstkällorna – tar ni rätt betalt i rätt tid?
Intäkterna för en konferens är bland annat deltagaravgifter, sponsring och utställning.
Då detta är den huvudsakliga inkomsten gäller det att se över varje post så ni satt rätt pris för respektive aktivitet. Årligen behöver man se över sponsor- och utställarpaketen. Kan man t ex tänka smartare och utveckla paketen för att göra de mer attraktiva och mer lockande för kunderna?

3. Andra inkomstkällor och mervärde för konferensen
Det finns andra möjligheter att öka inkomsterna till konferensen förutom deltagaravgifter och intäkter från sponsorer och utställare. T ex erbjuder flera städer möjligheter att söka bidrag till konferenser. Det kan vara bidrag med fokus på att gynna konferensen och sätta guldkant på deras upplevelse av destinationen. Exempel på detta kan vara att staden står för välkomstmottagningen, fria resor med lokaltrafiken eller liknande. Detta är något som vi på Meetx har koll på och här kan vi hjälpa till att guida er.

4. Arbeta med en professionell konferensarrangör
En viktig punkt för att lyckas med budgetarbetet är att arbeta med en professionell konferensarrangör som Meetx. Vi har lång erfarenhet av att arbeta med konferensensbudgetar och få de utfall ni önskar. Vår projektledare gör en utförlig budget med olika scenarier för att förutse oförutsedda händelser. Vi väger in risker som t ex minskat utfall på deltagare, sponsorer och utställare.

Projektledaren förhandlar också priser och avbokningsvillkor med alla delar som är kopplat till konferensen; allt ifrån anläggning, talare och bussresor till sociala aktiviteter. Vi hjälper er att sätta ihop passande sponsor- och utställarpaket. Meetx har god kunskap om vad man kan ta betalt för respektive paket beroende på målgruppen. Detta frigör tid för er, så att ni kan fokusera på innehållet av er konferens!