I en inspirerande konversation med Anders Isander, ordförande i organisations­kommittén SwedCOLD, får vi veta mer om den imponerande bedriften att föra det internationella mötet ICOLD till den pulserande staden Göteborg. ICOLD är en organisation med anor som sträcker sig ända tillbaka till 1928, Anders är stolt över att påminna oss om att ICOLD:s första möte samman­föll med världs­kraft­konferensen 1933 i Stockholm och att det var då som SwedCOLD för första gången fick äran att agera värd.

 
Charlotte Augustsson, Meetx
 

I juni 2023 och 90 år senare fortsatte framgångs­sagan då SwedCOLD återigen stod värd för detta magnifika årsmöte och symposium, denna gång i Göteborg och på Svenska Mässan Gothia Towers som arena. Temat för 2023 års möte och symposium löd ”Management for Safe Dams”.

 
Första gången

Det här var första gången för Anders och hans team att arrangera en konferens av en sådan magnitud. De hade själva varit flitiga besökare på ICOLD-­möten genom åren och kände sig inspirerade att ta denna prestige­fyllda konferens till Sverige, med målet att skapa det mest minnesvärda ICOLD-mötet någonsin.

Anders som en erfaren scout och tidigare varit inblandad i organiseringen av stora internation­ella scoutläger i Sverige, insåg att detta uppdrag skulle innebära ett mycket omfattande arbete. Vilket i ren­skriven text betyder två heltids­jobb. Att ta hjälp av en professio­nell konferens­arrangör (PCO) var en självklarhet och valet föll på Meetx. Med facit i hand är han otroligt tacksam över att de valde att ta hjälp av en PCO. Med detta beslut i ryggen gavs Anders och hans team möjligheten att göra det dem verkligen brinner för, har kunskap om och ville fokusera på – mötets innehåll.

Ledord – Hållbar, Prisvärd och Värdefull
Mötet var omfattande med ett imponerande utbud av kurser och workshops som organiserades av både SwedCOLD och ICOLD. Under en enda dag arrangerades det så många som upp till 17 olika parallella workshops. Att sammanställa detta gedigna program krävde pusslande, noggrant arbete och skicklighet utöver det vanliga, en uppgift som projektledaren på Meetx utförde med precision och professiona­lism. För att säkerställa mötets framgång formulerade Anders och organisationskommittén en vision som präglades av tre viktiga ledord: Hållbar, Prisvärd och Värdefull.

Hållbar: För att minska användningen av engångsprodukter tilldelades varje deltagare en egen vattenflaska och flera vattenstationer sattes upp för påfyllning. Samtliga måltider serverades på porslin i stället för engångs­material, och en betoning på vegetariska rätter ledde till en mat­upplevelse som deltagarna minns med glädje. Anders personliga upplevelse är – ”maten var helt enkelt enastående, ett minne man verkligen bär med sig”. Dessutom var lokalerna för möten, boende och symposium samlade vilket innebar att det lokala resandet minimerades.

Prisvärd: Kommittén strävade efter att göra mötet tillgängligt och attraktivt för så många deltagare som möjligt. Precis innan anmälningsperioden började sänkte organisationskommittén biljettpriserna med 1000 kronor för att göra det mer överkomligt.

Värdefull: Att leverera både äkta och värdefullt innehåll till deltagarna var en av de högsta priori­teringarna. Stor möda lades vid granskning av insända förslag till artiklar (abstracts) för att garantera en hög teknisk nivå, vilket också var viktigt vid urval av de förslag som skulle få möjlighet till muntlig presentation vid symposiet. I detta arbete var det verktyg som tillhandahölls av Meetx för att hantera bedömning och urval av artiklarna. Viktigt var också att investera i bra material och layout på posters i samband med poster­utställningen samt bra grafiskt material som bäddade för välgjorda presenta­tioner detta blev ett värdefullt komplement för mötesdeltagarna.

”Nu händer det, nu kör vi i gång på riktigt”
Anders delar ett minnesvärt ögonblick från mötet – invigningen av utställningen när Göta Lejon gjorde en mäktig entré.

Anders imponerades av det professionella genomförandet och framförandet av ungdoms­orkestern Göta Lejon på invigningen. “Jag tyckte det var klass!” säger han. Flera gånger under mötets genomförande slogs man av vilken skillnad det gör när man samarbetar med företag och organisa­tioner som är profess­io­nella inom sitt område, som har spets­kompetens för att leverera en tjänst eller produkt enligt kundens behov och önskemål. Invigningen var bara ett av de tillfällen allt var genomtänkt in i minsta detalj, säger Anders. Efter invigningen gick teamet in i en bubbla och arbetade i en konstant ström av produkt­ivitet och fortsatte leverera ända fram till slutet.

Utmaningar, pandemieffekt och reflektion
Varje möte, konferens eller kongress har sina utmaningar, här brottades man med pandemins effekter som resulterat i senare anmälningsflöde. I ett tidigt skede lägger man en budgetplan i den planen ingår det att man gör upp flera scenarion utifrån hur många som anmäler sig, när dem anmäler sig och till vilket pris dem anmäler sig. Innan pandemin var det vanligaste scenariot att 80–90 procent anmälde sig till ett så kallat Early Bird pris medan resterande anmälde sig till andra priskategorierna.

Utfallet under ICOLD var nästintill tvärtom. Effekten blev att både budget, planering och lösningar fick revideras med mycket tätare intervaller, kommunikation med anläggning, hotell, catering och produktion blev avgörande för att få alla detaljer på plats med tanke på att förutsättningarna förändrades konstant. ”Detta var naturligtvis både tidskrävande och lite klurigt att förhålla sig till och något som vi inte hade räknat med”, säger Anders.

En positiv effekt dock är att intäkterna blev högre med tanke på att de flesta anmälde sig senare till det lite högre priset. En reflektion från Anders sida och kommittén är att deltagarna är inte lika priskänsliga som innan pandemin, de värdesätter innehållsrika konferenser, värderar sin tid och hälsa därav sena beslut om att anmäla sig till konferenser och kongresser.

Meetx professionella stöd helt avgörande för ICOLD:s framgång
Vi vågar påstå att ICOLD blev en framgångs­saga värd att blicka tillbaka på. Men både Anders och kommittén är fullkomligt övertygade om att framgången inte varit lika självklar utan det stöd som den professionella konferens­arrangören (PCO) Meetx bistod med från början till slut. Med ett heltids­jobb som grund och en enorm mängd privat tid investerad i arrange­manget från både Anders och hans team­medlemmar i kommittén var Meetx professio­nella stöd helt avgörande för ICOLD:s framgång.

Det mest till­freds­ställande för Anders var att höra feedback från deltagare med över 20 års erfarenhet av ICOLD-möten, som hävdade att detta var det bästa mötet någonsin! Vi kan väl därmed lugnt konstatera att Anders Isander och hans team uppfyllde målet med råge – Att skapa det mest minnesvärda ICOLD-mötet någonsin!

 

Text: Charlotte Augustsson, Meetx
Bilder: Natalie Greppi, Charlotte Augustsson
Hemsida ICOLD Symposium: https://icold-cigb2023.se/
Önskar du veta mer om hur Meetx stöttade Anders och ICOLD i deras resa eller hur vi kan stötta er med er framtida konferens eller kongress? Kontakta oss här.