Projektledning
Logistik och planering
Vi håller ihop konferensens logistik och ser till att alla praktiska delar fungerar tillsammans. Vi hjälper er med tidsplanering och arbetsfördelning samt bokning och koordinering av lokaler, teknik, catering, skyltning och konferensmaterial.
Med vår erfarenhet skapar vi en genomtänkt planering och kan stötta i utformningen av programmet för ett smidigt flöde och en bra deltagarupplevelse.
Vi tar hand om det praktiska, så att ni kan fokusera på innehållet.
Ekonomihantering och budgetering
Vi hjälper er att skapa en realistisk budget och följer kontinuerligt upp ekonomin under hela projektet. Med vår erfarenhet av konferenser kan vi ge råd och skapa bra beslutsunderlag längs vägen.
Vi hanterar den löpande ekonomin, inklusive leverantörsfakturor, bokföring, moms och redovisning. Ni har full insyn i projektets ekonomi och efter avslutad konferens får ni en ekonomisk sammanställning av samtliga intäkter och kostnader.
Under deltagarhantering kan du läsa mer om hur vi kan hjälpa till med hantering av registreringsavgifter.
Föreläsarhantering
Vi hjälper er att boka föreläsare och Key note speakers tidigt i processen för att kunna bygga, publicera och marknadsföra programmet för mötet. Ni som arrangör av mötet känner er målgrupp, har fördjupad kunskap om ert specifika område samt har koll på vilka föreläsare och Key note speakers som lockar till sig deltagare.
Vi som leverantör stöttar er och har bred kunskap och erfarenhet för att både kunna leda och koordinera arbete på ett produktivt och effektivt sätt gentemot er som arrangör och mot föreläsaren.
Sociala arrangemang
I samband med de flesta möten arrangeras en välkomstmottagning, konferensmiddag och/- eller andra sociala events. Meetx har stor erfarenhet av att sätta ihop ett passande socialt program för olika typer av konferenser. Allt ifrån båtturer, besök på platser kopplade till konferensen och självklart hjälper vi er med medföljandeprogram. Tillsammans med era önskemål, vår erfarenhet och våra samarbetspartners hittar vi passande plats, tema, meny, underhållning med mera för att skapa en minnesvärd helhetsupplevelse för era deltagare.
Digitala arrangemang
Att göra sin konferens helt eller delvis digital kan kännas överväldigande för er som arrangörer, men med Meetx projektledare vid er sida kan ni känna er trygga och säkra. Meetx projektledare stöttar och vägleder er gällande allt ifrån vilken teknisk utrustning som behövs till vilken typ av plattform för sändning som är bäst anpassad för ert möte. Vi har mycket god erfarenhet av vad som behöver säkerhetsställas inför ett digitalt arrangemang och arbetar tätt med duktiga leverantörer som kan sända er konferens.
Miljö och hållbarhet
Vi hjälper er att göra medvetna och hållbara val genom hela planeringen av konferensen. Våra projektledare vägleder er kring exempelvis resor, material, mat, tillgänglighet och andra val som påverkar mötets hållbarhet.
Vi samarbetar med leverantörer som delar våra ambitioner och strävar efter lösningar som tar hänsyn till både miljömässig och social hållbarhet. På så sätt kan vi tillsammans skapa en konferens där hållbarhet är en naturlig del av planeringen.