Att vara värd för en kongress eller konferens innebär många fördelar för en stad eller ett land. Fördelarna kan bland annat vara förbättrad internationell profil, turistekonomiska effekter och nya arbetstillfällen.

Processen för att vinna värdskapet för ett möte kan dock vara komplex och konkurrensutsatt.

Nedan kan du läsa mer om hur man kan gå till väga för att vinna ett möte till din stad samt hur en PCO (Professional Congress Organizer) och en CVB (Convention Bureau) kan underlätta den här processen. 

Identifiera Möjligheter

Det första steget är att analysera möteskalendrar och identifiera kongresser och konferenser som passar ert ämne.

Bygga ett Starkt Team

Sätt samman ett dedikerat team som kan arbeta med budprocessen. Detta inkluderar representanter från er stad ifrån en Convention Bureau, lokala myndigheter/företag och andra viktiga partners samt en PCO.

Förberedelse av Anbud

Skapa ett övertygande anbud som framhäver alla fördelar med er destination.

Skapa en Budbudget

Utforma en välstrukturerad budget med hjälp av en PCO för att visa att alla kostnader och intäkter är genomtänkta.

Skapa Presentationsmaterial

Ta fram professionella presentationsmaterial, såsom broschyrer, presentationer och videor, som framhäver er destinations fördelar.

Organisera Site Inspections

Bjud in beslutsfattare att besöka er stad. En välorganiserad site inspection kan vara avgörande för att övertyga dem om att er destination är det bästa valet för deras möte.

Hur en PCO och en CVB kan underlätta ansökningsprocessen

En PCO, tillsammans med en convention bureau, erbjuder omfattande stöd genom hela budprocessen.

Här följer några exempel på hur dem kan hjälpa till:

• Stöd genom hela ansökningsprocessen och skapandet av anbudet

CVB:erna hjälper er att sätta ihop ett starkt och konkurrenskraftigt anbud. Detta inkluderar att samla in all nödvändig information, skapa en hållbar budget och utveckla övertygande presentationsmaterial.

• Expertis och Erfarenhet

Med vår erfarenhet av att hantera tidigare konferenser kommer vi ge värdefulla insikter och råd för att förbättra ert bud. Vi vet vad beslutsfattare letar efter och kan hjälpa er att framhäva de mest attraktiva aspekterna av er destination.

• Hjälp med Presentationsmaterial

Vi hjälper till att skapa professionella och engagerande presentationsmaterial, inklusive broschyrer, presentationer och videor som effektivt kommunicerar era budskap.

• Organisering av Site Inspections

VI gemensamt koordinerar och organiserar site inspections, inklusive logistik, boende och program, för att säkerställa att beslutsfattare får en positiv och övertygande upplevelse av er stad.

• Kostnadsfri Tjänst

Denna service är ofta helt kostnadsfri för er och er institution. Målet är att göra processen så enkel och framgångsrik som möjligt utan att belasta er budget.

Slutsats
Att vinna värdskapet för en kongress eller konferens kräver noggrann planering, samarbete och expertis. Genom att arbeta med en PCO och en CVB får ni tillgång till den erfarenhet och de resurser som behövs för att skapa ett framgångsrikt bud. Vi stödjer er genom hela processen, från att identifiera möjligheter och skapa ett starkt anbud till att organisera site inspections och utveckla presentationsmaterial.

Tillsammans säkerställer vi på Meetx att er stad eller ert land blir det självklara valet för framtida möten, och allt detta oftast helt kostnadsfritt för er.