För många konferenser är sponsorer och utställare en viktig del av både ekonomin och helhetsupplevelsen. De bidrar inte bara med finansiering utan kan också tillföra kunskap, nätverk och relevanta produkter eller tjänster för deltagarna.

Samtidigt kan arbetet med att hitta rätt samarbetspartners upplevas som en utmaning. Hur når man företag som är intresserade? Och hur skapar man erbjudanden som känns attraktiva för både arrangörer och sponsorer?

Med rätt struktur och tydliga erbjudanden blir processen betydligt enklare.

Skapa tydliga sponsorpaket

En bra utgångspunkt är att ta fram sponsorpaket i olika nivåer. Många konferenser arbetar till exempel med nivåer som guld, silver och brons.

Genom att erbjuda olika nivåer kan företag välja ett paket som passar deras budget och mål. Högre nivåer kan innebära större synlighet, till exempel exponering på scen, i marknadsföringsmaterial eller på konferensens webbplats.

Samtidigt kan enklare paket ge möjlighet till exempelvis en utställningsplats eller logotyp i konferensmaterial.

Gör utställningen relevant för deltagarna

Utställare är ofta en viktig del av konferensmiljön. För deltagarna kan utställningsområdet vara en plats där de upptäcker nya lösningar, produkter eller samarbeten.

För att skapa värde för utställarna är det viktigt att placera utställningen på en naturlig mötesplats, exempelvis i anslutning till kaffepauser eller lunchområden. Då ökar möjligheterna till spontana samtal och kontakter.

Börja arbetet i god tid

Att hitta sponsorer tar ofta längre tid än man tror. Många företag planerar sina marknadsbudgetar långt i förväg, och därför är det viktigt att ta kontakt tidigt.

Ett tydligt erbjudande och en professionell presentation av konferensen gör det också enklare för företag att ta beslut.

När de första sponsorerna är på plats kan det dessutom bli lättare att attrahera fler, eftersom konferensen då upplevs som mer etablerad.

Se samarbetet som långsiktigt

Sponsorer och utställare är inte bara en engångsintäkt. För många konferenser är det värdefullt att bygga långsiktiga relationer med företag som återkommer år efter år.

Genom att skapa en positiv upplevelse och visa tydligt värde för sponsorerna ökar chanserna att samarbetet fortsätter även vid framtida konferenser.

Planerar du en konferens eller kongress?

På Meetx hjälper vi organisationer och föreningar genom hela processen,  från planering till genomförande.

Kontakta oss så berättar vi hur vi kan hjälpa er.

Kontakta oss