Att planera en vetenskaplig konferens tar ofta längre tid än man tror. Lokal, budget, program, talare, registrering, abstracts, sponsorer och deltagarkommunikation är några av de delar som behöver falla på plats.

Så när behöver man börja? För en större vetenskaplig konferens är det inte ovanligt att planeringen startar ett till två år innan. Mindre möten kan ha en kortare tidsplan.

18–24 månader innan: Lägg grunden

Bestäm datum, plats och ungefärlig storlek på konferensen. Sätt organisationen, tydliggör ansvar och ta fram en första budget. För större möten är det klokt att börja undersöka och boka lokal tidigt.

12–18 månader innan: Forma konferensen

Nu börjar innehållet ta form. Tema, programstruktur och talare diskuteras samtidigt som planeringen för webbplats, registrering, abstracts, sponsorer och utställare påbörjas.

6–12 månader innan: Öppna mot deltagarna

Registreringen öppnar, programmet kommuniceras och marknadsföringen tar fart. Abstractprocessen pågår och arbetet med talare, sponsorer och utställare blir mer konkret.

Följ löpande antalet anmälda och konferensens ekonomi så att det finns möjlighet att justera planeringen vid behov.

3–6 månader innan: Få detaljerna på plats

Program, teknik, lokaler, mat, skyltning, utställning och bemanning ska börja bli klara. Nu blir en tydlig tidsplan och ansvarsfördelning extra viktig.

Sista månaden: Kvalitetssäkra

Säkerställ att talare och deltagare har fått rätt information och att registrering, namnskyltar, program, teknik och bemanning är redo. En tydlig körplan skapar trygghet inför konferensdagarna.

Börja hellre tidigt

Alla konferenser ser olika ut och tidsplanen behöver anpassas efter mötets storlek och komplexitet. Men god framförhållning ger bättre möjligheter att välja rätt lokal, arbeta genomtänkt med programmet och fatta bra beslut längs vägen.

Planerar ni en vetenskaplig konferens och är osäkra på var ni ska börja?
Kontakta oss på Meetx så berättar vi gärna mer om hur vi kan stötta er i planeringen.

Kontakta oss