Projektledning
Logistik och planering
Meetx tar ett helhetsgrepp om projektets logistik och planering.
Vi hjälper er att upprätta en tidsplan och arbetsfördelning, bokar lokaler, teknik, catering och koordinerar skyltning, dekoration, konferensmaterial och praktisk information till deltagarna.
Självklart ser vi till att allt hanteras så kostnadseffektivt som möjligt.
Meetx finns vid er sida före, under och efter konferensen.
Meetx erfarna projektledare kan hjälpa er att skapa ett luftigt och genomtänkt konferensprogram för deltagaren skall få en behaglig konferensupplevelse.
Låt oss sköta det praktiska så kan ni fokusera på innehållet!
Ekonomihantering och budgetering
Meetx sköter den ekonomiska hanteringen av ert projekt.
I samråd med er upprättar vi en budget och har kontinuerlig uppföljning av denna under projektets gång. Att kontinuerligt ha koll på projektets ekonomi är avgörande för utfallet och underlag för beslut som ska tas löpande. Med den långa erfarenhet våra projektledare har av olika projekt kan vi rådgiva er i budgetarbetet och den löpande ekonomiska hanteringen.
Vi tar hand om betalning av leverantörsfakturor, sköter bokföring och redovisning av moms etc. samt redovisar löpande så att ni som kund har full insyn i projektets räkenskaper. Vi gör en ekonomisk samanställning efter projektets avslut när samtliga intäkter och kostnader reglerats.
Under deltagarhantering kan du läsa mer om hur vi kan hjälpa till med hantering av registreringsavgifter.
Föreläsarhantering
Vi hjälper er att boka föreläsare och Key note speakers tidigt i processen för att kunna bygga, publicera och marknadsföra programmet för mötet. Ni som arrangör av mötet känner er målgrupp, har fördjupad kunskap om ert specifika område samt har koll på vilka föreläsare och Key note speakers som lockar till sig deltagare.
Vi som leverantör stöttar er och har bred kunskap och erfarenhet för att både kunna leda och koordinera arbete på ett produktivt och effektivt sätt gentemot er som arrangör och mot föreläsaren.
Sociala arrangemang
I samband med de flesta möten arrangeras en välkomstmottagning, konferensmiddag och/- eller andra sociala events. Meetx har stor erfarenhet av att sätta ihop ett passande socialt program för olika typer av konferenser. Allt ifrån båtturer, besök på platser kopplade till konferensen och självklart hjälper vi er med medföljandeprogram. Tillsammans med era önskemål, vår erfarenhet och våra samarbetspartners hittar vi passande plats, tema, meny, underhållning etc. för att skapa en minnesvärd helhetsupplevelse för era deltagare.
Digitala arrangemang
Att göra sin konferens helt eller delvis digital kan kännas överväldigande för er som arrangörer, men med Meetx projektledare vid er sida kan ni känna er trygga och säkra. Meetx projektledare stöttar och vägleder er gällande allt ifrån vilken teknisk utrustning som behövs till vilken typ av plattform för sändning som är bäst anpassad för ert möte. Vi har mycket god erfarenhet av vad som behöver säkerhetsställas inför ett digitalt arrangemang och arbetar tätt med duktiga leverantörer som kan sända er konferens.
Miljö och hållbarhet
Meetx är engagerade i hållbarhetsarbete och strävar efter att varje konferens ska vara så hållbar som möjligt. Vi utbildar vår personal kontinuerligt inom hållbarhet för att kunna erbjuda våra kunder vägledning och konsultation, vilket möjliggör välgrundade beslut i varje projekt.
Det finns flera val kopplade till konferenser som har betydande påverkan på hur hållbart ett möte är. Hur mycket plast konsumeras? Är konferensen jämställd? Hur reser deltagarna till och under konferensen?
Meetx projektledare fungerar som guider för att säkerställa att de mest hållbara alternativen väljs för er konferens. Vi samarbetar med leverantörer som är miljödiplomerade/certifierade och som erbjuder produkter som är både miljövänliga och hållbara, tillverkade på etiskt riktiga sätt.