Registrering och deltagarhantering
Registrering
Meetx ser till att deltagarna smidigt kan anmäla sig och få all nödvändig information. Vi skapar en registreringssida där deltagarna enkelt kan registrera sig till konferensen, boka hotell och betala på en samlad faktura.
Formuläret utformas efter era specifika behov – exempelvis för att samla in information om specialkost, seminarieanmälningar och deltagande i sociala aktiviteter.
Meetx sköter kommunikationen med deltagarna och vår personal finns tillgänglig för att svara på frågor om konferensen både via e-post och telefon.
Ekonomihantering
För att säkerställa en smidig ekonomihantering under registreringen tar vi hand om faktureringen löpande under projektets gång, vilket gör det enkelt för er att följa betalningarna. Deltagarna kan tryggt betala sina registreringsavgifter via vår säkra plattform, och vi ansvarar för momsredovisning och bokföring för att göra ekonomin enkel och problemfri.
Hotellhantering
Meetx bokar och säkerhetsställer hotellrumskapacitet i varierande prisklasser för er konferens. I tjänsten ingår att vi förhandlar priser, bokar och skriver gruppavtal för hotellen samt bevakar och justerar bokningen löpande i förhållande till avbokningsregler.
Deltagarna kan göra en bokning online i samband med registreringen, vid senare tillfälle eller direkt till oss via telefon eller e-mail. Meetx skickar bekräftelse och information till gästen och tar hand om frågor.
Planering och genomförande på plats
Meetx projektteam planerar och är med på plats under konferensen och tar hand om alla uppgifter som rör projektet genom att hantera konferensens sekretariat. Vi ansvarar för registreringen av alla deltagare, skapar personliga namnskyltar och finns tillgängliga för att besvara alla frågor som deltagarna kan ha. Genom vår professionella och engagerade service säkerställer vi en smidig upplevelse för både arrangörer och deltagare.
Print On Demand- Namnskyltar
Automatisk utskrift av namnskyltar direkt i entrén! Print on demand är en digital tjänst som producerar namnskyltar på plats när deltagaren kommer till arrangemanget.
Här är några av anledningarna för att använda Print on Demand:
-Ökad säkerhet, då varje deltagare måste ha personlig QR-kod att visa upp för att få sin namnskylt.
-Minskar också köerna för deltagarna och gör registreringen smidigare, då deltagarna kan gå till valfri print on demand-station och skriva ut sin namnskylt.
-Möjlighet att anmäla sig fram till genomförandet och ändå få en personlig namnskylt.
-Minskad miljöpåverkan eftersom endast namnskyltar kopplade till närvarande personer behöver skrivas ut.
-Ni som arrangör kan få Statistik i realtid av vilka som registrerat sig och när.