Projektledning

En erfaren projektledare leder och samordnar projektet och dess projektgrupp. Projektledarens uppgift är att tillsammans med er, utforma riktlinjer för de tjänster som är offererade och skall levereras.

Genom ett proaktivt arbete hjälper vi till att sätta tydliga mål, handlingsplan och budget för mötet, konferensen och kongressen. Vi hjälper till att generera det resultat som krävs för att säkra det specifika mötet men även för framtida arrangemang.

Logistik och planering

Meetx tar ett helhetsgrepp om projektets logistik och planering. Vi upprättar en tidsplan och arbetsfördelning, deltar i planeringsmöten, bokar lokaler och prisförhandlar dessa, samordnar beställningar av catering, teknik, skyltar, dekorationer etc.

Inför genomförande samordnar vi konferensmaterial, praktisk information till deltagarna, sätter upp registrering och konferenssekretariat samt är med på plats och säkrar genomförandet av projektet.

Låt oss sköta det praktiska så kan ni fokusera på innehållet!

Ekonomi

Meetx sköter den ekonomiska hanteringen av ert projekt. I samråd med er upprättar vi en budget och har kontinuerlig uppföljning av denna under projektets gång. Att kontinuerligt ha koll på projektets ekonomi är avgörande för utfallet och underlag för beslut som ska tas löpande. Med den långa erfarenhet våra projektledare har av olika projekt kan vi rådgiva er i budgetarbetet och den löpande ekonomiska hanteringen.

Vi tar hand om betalning av leverantörsfakturor och löner, sköter bokföring och redovisning av moms etc. samt redovisar löpande så att ni som kund har full insyn i projektets räkenskaper. Vi gör en ekonomisk samanställning efter projektets avslut när samtliga intäkter och kostnader reglerats.

Under deltagarhantering kan du läsa mer om hur vi kan hjälpa till med hantering av registreringsavgifter.

Marknadsföring

Det är viktigt att nå ut till potentiella deltagare, samarbetspartners, sponsorer, utställare och andra inom konferensens målgrupp. Meetx kan utifrån vår erfarenhet av att hantera många olika typer av konferenser och kongresser inom olika områden rådgiva och konsultera er i hur ni som arrangör kan nå ut på bästa möjliga sätt till er målgrupp.

Det är viktigt att budskapet och marknadsföring av konferensen eller kongressen är väl genomtänkt. Vi arbetar med leverantörer som har specialistkunskaper av konferensbranschen och som kan producera allt från en grafisk design, konferenslogga och modern responsiv hemsida till trycksaker. Allt för att kommunicera ert budskap på bästa sätt till er målgrupp.

Utnyttja er konferens för nätverkande före, under och efter! Meetx kan rådgiva er i hur ni kan jobba med sociala medier.

Socialt program

I samband med de flesta konferenser arrangeras en välkomstmottagning, konferensmiddag och/eller andra sociala events. Meetx har stor erfarenhet av att sätta ihop ett passande socialt program för konferenser. Tillsammans med era önskemål, vår erfarenhet och våra samarbetspartners hittar vi passande plats, tema, meny, underhållning etc. för att skapa en helhetsupplevelse för era gäster.

Utifrån en framtagen budget prisförhandlar vi och bokar leverantörer för lokaler, underhållning, catering och transporter. Vi har många samarbetspartners som vi vet är duktiga på sociala arrangemang och vi kan själva vara med på plats och säkra genomförandet av det sociala programmet.

Sociala turer och medföljandeprogram är andra sociala program som vi kan hjälpa er med.