Att ta första steget till att anordna en vetenskaplig konferens känns ofta lite nervöst. För en ovan arrangör kan det upplevas som att det öppnar sig en komplex värld av olika delar som måste klaffa för att sista raden ska ligga i linje med projektets ekonomiska förväntningarna på det hela. Kombinationen av att känna sig personligt ansvarig för att allt ska gå i lås, och samtidigt sakna en ordentlig överblick, leder lätt till ohälsosamma (och onödiga) pulshöjningar.

På Meetx har vi under många år arbetat med att anordna vetenskapliga konferenser och har full koll på alla tänkbara orostankar som tenderar att dyka upp när det är dags att börja budgetera.

Men lyckligtvis finns det metoder att tillämpa för att skaffa sig ett hälsosamt helikopterperspektiv och löpande kontroll på hur den ekonomiska kalkylen förändras under resans gång. Med hundratals vetenskapliga konferenser i bagaget har vi lärt oss att ett flexibelt mindset är A och O för att lyckas hålla budget och samtidigt leverera en förstklassig kongress eller konferens.

Att arbeta med flexibla ramar under planeringsstadiet är viktigt för att löpande kunna justera upplägg och budget, samt för att ha möjlighet att snabbt parera oväntade händelser.

Det leder oss till oss till ett av våra tips ur: Handboken för hållbara konferenser – De bästa tipsen för miljö och plånbok, nämligen tipset kring budgetscenarier! 

Handboken är baserad på all den praktiska kunskap som vi samlat på oss genom åren, och är tänkt att fungera som en inspirationskälla och hjälpande hand för den som känner sig novis i konferensvärlden. Hoppas du har mycket nytta av våra erfarenheter!

Budgetscenarier – Din bästa vän för stenkoll på det ekonomiska

Skälet till att vetenskapliga konferenser gärna skapar ekonomisk oro är deras komplexitet; de består av många komponenter som var och en måste fogas in i en övergripande tidsplanering som i sin tur måste gå i lås – helst utan att något oförutsett händer. Utan överblick är det svårt att förutspå hur det faktiskt kommer att se ut på sista raden, och den beryktade ovissheten kliver in på scenen. Ett effektivt botemedel mot dylika otrevligheter stavas budgetscenarier. Denna metod, som vi på Meetx med framgång tillämpar tillsammans med våra kunder, går ut på att ta fram tre olika budgetar för konferensen i fråga. På så vis kan du planera för olika utfall redan från början.

Exempelvis: I ett läge där man hoppas på 200 deltagare görs en budget för 100, 150 och 200 deltagare. När anmälningarna sedan börjar trilla in och det slutgiltiga deltagarantalet blir tydligt, kan budgeten justeras utefter ett av de redan framtagna scenarierna. Ett glas bubbel mindre till minglet eller byte av utflyktsmål kan till exempel bli aktuellt beroende på antalet deltagare.

Att snabbt veta hur upplägget ska anpassas utifrån antalet anmälda gäster ger dig en tydligare bild av hur slutresultatet kommer att se ut. På samma sätt kan det vara bra att planera för ett utfall som blir bättre än vad du vågar hoppas på. Om konferensen attraherar fler deltagare än du räknat med, hur kan du då använda överskottet för att göra den ännu mer spännande och tilltalande för besökarna? Väl genomtänkta budgetscenarier kommer att ge dig svaret.

Sugen på fler smarta tips? 

I Handboken för hållbara konferenser – De bästa tipsen för miljö och plånbok hittar du flera av våra bästa tips, som vi samlat på oss efter många års konferensplanerande. Med handboken vill vi ge ett helikopterperspektiv över hur vetenskapliga konferenser anordnas, vilka beståndsdelar de innehåller och hur man bäst bör närma sig varje del för ett så ekonomisk och miljömässigt hållbart slutresultat som möjligt.

Vi på Meetx har mångårig erfarenhet av att anordna konferenser av denna typ och har särskilt vass kompetens inom hållbarhet. Kontakta oss för att spåna idéer eller planera fullskaliga upplägg.

Vi ser fram emot att göra vårt yttersta för att just din konferens ska bli en succé!