En medvetenhet om negativ miljöpåverkan genomsyrar idag större delen av den vetenskapliga världen och är något de allra flesta vill bidra till att minska. På Meetx ser vi en tydligt ökande trend för hållbara konferenser, både på den internationella scenen och bland mindre aktörer på hemmaplan. Viljan att göra miljömässigt smarta val är större än någonsin och en utveckling som gör oss särskilt glada.

Samtidigt kan anordnandet av en vetenskaplig konferens kännas en aning överväldigande, i synnerhet då ett miljötänk ska fogas till alla val som behöver fattas längs vägen. Men hjälp finns att få! Under många år har vi på Meetx arbetat utifrån fokus på miljö och samlat på oss en hel del praktisk erfarenhet av hur hållbarhetsaspekten vävs in och tillämpas i konferensens alla beståndsdelar. För att lugna en och annan novis konferensplanerare och hjälpa till att få grepp om hållbarhetsperspektivet på en kongress eller konferens har vi tagit fram: Handboken för hållbara konferenser – De bästa tipsen för miljö och plånbok.

Här kommer ett smakprov där vi zoomar in på hur man kan tänka kring just miljö:

Med planeten i fokus

En lyckad konferens ur ett miljömässigt perspektiv kan något förenklat beskrivas som ett upplägg där alla val fattats med naturens bästa i åtanke. Och som med mycket annat när det gäller vetenskapliga konferenser finns många aspekter att ta hänsyn till. Här är några exempel på frågor som kan bli aktuella inför en konferens:

– På vilket material trycks namnskyltarna?

– Hur hanterar den bokade anläggningen uppvärmning, sophantering och matsvinn?

– Ska hela menyn, eller delar av den, vara vegetarisk?

– Hur jobbar konferensens alla leverantörer med hållbarhet?

– Ska en avgift för klimatkompensering läggas till på registreringskostnaden?

– Hur informerar och uppmanar vi deltagarna till att fatta hållbara val?

Listan kan, och bör, göras lång. Att tänka efter före är alltid att rekommendera i konferensplanerandets värld.

Så här närmar vi oss ett konferensupplägg med hållbarhetsfokus

Vi börjar med att fastställa kundens ambitionsnivå, vilket ger oss ett ramverk att jobba efter där målet alltid är maximal hållbarhet.  För enklare upplägg diskuterar vi enskilda punkter av typen som nämnts ovan. Utifrån det sätter vi sedan ihop en så miljömässigt hållbar konferens som är möjlig utifrån de aktuella förutsättningarna.

Genom att granska, vända och vrida på konferensens beståndsdelar skapas en hållbar helhet. Allt kokar ner till noggrann övervägning av hur energi och resurser konsumeras i alla led som berör konferensen; materialet, maten, lokalerna, resorna, aktiviteterna.

Att informera och uppmana konferensbesökare att fatta hållbara val under sin vistelse är en viktig del av miljöarbetet. Känner de exempelvis till att en tågresa tar dem 25 mil på endast ett gram utsläpp av koldioxid? Med samma mängd rullar en bil knappt ut på gatan – för att inte tala om ett flygplan som inte ens hinner starta sina motorer. När man känner till konsekvenserna av sina val blir det enklare att agera på ett hållbart sätt.

Är ambitionerna ännu högre kan ni välja att genom Meetx samarbeta med Svensk Miljöbas som genomlyser hela konferensen ur ett hållbarhetsperspektiv och i slutändan utfärdar ett miljöcertifikat, vilket ger ett högt anseende på den internationella arenan.

Att ta sig tiden att se på sin konferens beståndsdelar ur ett hållbarhetsperspektiv och justera för minimal klimatpåverkan är helt enkelt något som alla, och inte minst planeten, vinner på.

Sugen på fler smarta tips? 

I Handboken för hållbara konferenser – De bästa tipsen för miljö och plånbok hittar du flera av våra effektivaste tips som många års konferensplanerande har lärt oss.

Med boken vill vi ge ett helikopterperspektiv över hur vetenskapliga konferenser anordnas, vilka beståndsdelar de innehåller och hur man bäst bör närma sig varje del för ett så ekonomisk och miljömässigt hållbart slutresultat som möjligt. Meetx har mångårig erfarenhet av att anordna konferenser av denna typ och har särskilt vass kompetens inom området hållbarhet.

Kontakta oss om ni vill bolla idéer eller planera en fullskalig konferens. Vi ser fram emot att göra vårt yttersta för att just din konferens ska bli en succé!