Att arrangera en framgångsrik vetenskaplig konferens eller kongress handlar om att leverera en bra helhetsupplevelse. Programmet behöver vara väl avvägt med tongivande talare inom ämnet för att locka besökare och ge värde. Men det finns mycket runtomkring som också behöver klaffa – från maten som serveras till hur enkelt det är att ta sig till och från konferensanläggningen. Här hittar du värdefulla tips för att göra just din vetenskapliga konferens till ett lyckat event som deltagarna vill återkomma till år efter år.

 

Ladda gärna ner Handboken för hållbara konferenser – De bästa tipsen för miljö och plånbok för en steg-för-steg guide till en hållbar och lönsam konferens.

 

Så planerar du en vetenskaplig konferens

Gedigen planering och god framförhållning är A och O. Ett vanligt misstag är att underskatta hur långa ledtider som kan uppstå vid varje moment. Se därför till att ha goda marginaler i din tidsplan redan från början. Annars uppstår en dominoeffekt om ett enskilt steg behöver skjutas fram, vilket skapar onödig stress och riskerar att omkullkasta hela planeringen.

 

3 viktiga hållpunkter i tidsplanen för en vetenskaplig kongress:

 

Boka konferenslokal och hotell

Hur långt i förväg lokalen behöver bokas beror på antal deltagare, men många större anläggningar är uppbokade flera år i förväg. Även hotell kräver god framförhållning om du vill kunna boka in många deltagare på ett boende i nära anslutning till kongressen.

 

Lansera hemsidan

Här samlar du all viktig information kring konferensen och uppdaterar löpande i takt med att nya talare kan presenteras. Om din vetenskapliga konferens är återkommande kan domänen och den grundläggande strukturen återanvändas, vilket sparar värdefull tid.

 

Skicka ut call for abstract

Abstracts från forskare inom det vetenskapliga området för konferensen är den främsta grunden till det program du sedan kan locka besökare med. Skicka därför ut call for abstract i god tid och sätt en tydlig deadline så att du kan utvärdera materialet du har fått in – och ha tillräckligt med marginal att förlänga deadline vid behov om resultatet inte motsvarade dina förväntningar.

 

Sätt rätt budget för din vetenskapliga konferens

För att kunna sätta rätt budget för konferensen behöver du först ha tänkt igenom de ekonomiska förutsättningarna och målen. Räcker det att kongressen bär sina egna kostnader, eller ska den generera ett överskott?

För att bibehålla en flexibilitet i budgeten kan du i ett tidigt skede ställa upp ett par olika scenarier, baserade på erfarenheter från tidigare år. Hur förändras ditt budgetutrymme om det är 200, 500 eller 700 deltagare som anmäler sig? Om deltagaravgiften är lägre för den som anmäler sig ett visst datum – hur stor andel förväntas göra det? Hur många sponsorer är realistiskt att få in?

Följ upp din budget löpande under planeringens gång och justera vid behov, till exempel om färre deltagare än förväntat anmäler sig. Bestäm tidigt vilka kostnader du kan dra ner på om budgetutrymmet hamnar i det lägre spannet. Kanske kan du välja billigare alternativ när det kommer till mat och dryck? Tänk också på vad du kan lägga extra resurser på om det visar sig att du får in mer och snabbare intäkter än förväntat. Att till exempel bjuda på mer påkostad underhållning under avslutningsmiddagen ger besökarna ett positivt sista intryck, vilket kan öka chanserna att de kommer tillbaka nästa gång.

 

3 tips för en ekonomiskt lönsam konferens:

• Sätt tydliga lönsamhetsmål från start utifrån olika scenarier och anpassa din budget löpande vid behov.
• Uppmuntra deltagarna att anmäla sig tidigt genom ett “early bird”-pris för att få en stabil finansiell grund att planera utifrån.
• Arbeta aktivt med att locka sponsorer genom attraktiva paket i olika prisklasser.

 

Vill du lära dig mer om hur du säkrar din konferens ekonomiskt? Missa inte artikeln Så går din vetenskapliga konferens ihop ekonomiskt

 

Abstracts – grunden för det vetenskapliga konferens programmet

Grunden till ditt program utgörs till stor del av abstracts från forskare som är intresserade av att presentera sina rön på din vetenskapliga konferens och som konferensartikel. Därför är det viktigt att ha en smidig process för att ta emot och bedöma abstracts. Underlätta för både dig som organisatör och de som skickar in konferensartiklar genom att använda ett online-formulär i ett digitalt system särskilt anpassat för just abstracthantering.

Det är också viktigt att vara ute i god tid. En bra tumregel är att sätta deadline för abstract submissions minst ett halvår innan du öppnar anmälan till din vetenskapliga konferens. På så sätt hinner du gå igenom de inkomna bidragen och välja ut dem du vill bjuda in som talare. De som skickat in abstract behöver också få besked i god tid. Deras möjligheter att prioritera ett besök på kongressen, som kan innebära en lång resa, beror nämligen ofta på om de själva kommer att delta som talare eller inte.

 

Ska din konferens vara fysisk, digital eller hybrid?

Coronapandemin tvingade konferensvärlden att på kort tid ställa om till digitala event. Trots att pandemirestriktionerna har lyfts på de flesta håll finns det viktiga lärdomar att ta med sig. Å ena sidan är många trötta på att delta på konferenser via en skärm och ser nu fram emot att kunna träffa forskarkollegor fysiskt igen. Å andra sidan finns stora ekonomiska och klimatmässiga fördelar med att undvika omfattande resor i samband med internationella kongresser.

Mycket talar för hybridformatet, där man tar det bästa av båda världar. Föreläsningar fungerar till exempel ofta utmärkt att hålla på distans, och för en högprofilerad forskare med ett upptaget schema kan det vara värdefullt att slippa resa över halva jordklotet för ett relativt kort framträdande. Mingel och sociala aktiviteter har däremot varit utmanande att lyckas med digitalt. Sponsorer och utställare har också haft svårare att fånga deltagarnas uppmärksamhet i digitala event jämfört med på fysiska konferenser, vilket har minskat värdet de får ut av att investera i sponsorpaket.

Viktigt att ta med sig i sin budget är att de ekonomiska fördelarna med en digital eller hybrid lösning ofta är mindre än man kan tro. Självklart minskar kostnader för resor, lokaler och mat. Men många arrangörer underskattar kostnaderna för den tekniska utrustning som krävs för att sända digitalt med god kvalitet i både bild och ljud – även om plattformar och verktyg utvecklas och blir billigare.

 

Programmet: tänk nytt för en lyckad konferens

Många vetenskapliga konferenser är återkommande event som arrangeras med ett eller ett par års mellanrum. Det kan ha etablerats en underförstådd mall för programmet utifrån
“hur det alltid har varit”, till exempel kring föreläsningarnas längd och format. Men var inte rädd för att tänka i nya banor – självklart utan att tumma på den vetenskapliga nivån.

 

4 tips för ett välbalanserat konferensprogram

 

1. Ge din vetenskapliga kongress ett tydligt och genomgående tema
Sätt ett tydligt tema för konferensen, gärna sammanfattat i ett kärnfullt budskap, som genomsyrar programmet och arrangemangen runtomkring. Denna inramning håller ihop helheten och möjliggör en tydligare marknadsföring och kommunikation.

 

2. Inled konferensen med en festlig öppningsceremoni
Lägg lite extra krut på en festlig öppningsceremoni som sätter tonen för kongressen och får besökarna att känna att de får ta del av något utöver det vanliga, och de inbjudna talarna att känna sig som stjärnor. Förbered gärna filmer som kan levandegöra temat och sätta rätt stämning.

 

3. Blanda olika format för mer dynamik på scenen
Oavsett hur intressanta talarna är – att sitta still och lyssna på person efter person som berättar till en presentation drar till slut ner besökarnas energinivå. Skapa större dynamik genom att varva regelrätta föreläsningar med panelsamtal, gruppdiskussioner och andra interaktiva moment.

 

4. Ge gott om tid för mingel mellan föreläsningarna
Självklart vill du erbjuda ett fullspäckat program med så många intressanta föreläsningar som möjligt, men tänk på att mingel och nätverkande är en minst lika viktig anledning för deltagarna att besöka konferensen. Lämna därför generöst med utrymme för pauser och bensträckare. Då hinner besökarna inte bara ta kaffe eller gå på toaletten, utan också prata med varandra och knyta nya kontakter. Det kommer garanterat att uppskattas – inte minst efter en tid med pandemirestriktioner och övervägande digitala event.

 

Så lockar du de bästa föreläsarna till din vetenskapliga konferens

För att få de mest eftertraktade föreläsarna inom ämnet att vilja komma och föreläsa på din konferens behöver du vara ute i god tid. Ge dem ett attraktivt erbjudande och gör det så smidigt för dem som möjligt. Att bjuda på deltagaravgift, resa, och boende är kutym. I vissa branscher är det också vanligt att betala ett arvode. Framför allt handlar det om att få dem att känna sig omhändertagna och att de slipper tänka på bokningar och annat praktiskt. Föreläsarna är ofta intresserade av att lyssna på andra inom sitt område, så när du har säkrat ett stort namn kan det fungera som ett dragplåster för att locka fler.

 

Så får du rätt sponsorer och utställare

Företag i olika storlekar kan ha väldigt olika budget. Sätt ihop sponsorpaket i olika prisklasser (till exempel guld, silver och brons), där företagets exponering gentemot besökarna blir större ju högre pris de betalar. Begränsa antalet guldsponsorer (exempelvis till tre) och erbjud dessa företag en exklusiv möjlighet att presentera sitt erbjudande från scenen. I de lägre prisklasserna kan exponeringen exempelvis omfatta en utställningsplats på området där de kan prata med besökare och dela ut information, eller att ha med företagets logotyp i trycksaker och på hemsidan.

 

Marknadsför din vetenskapliga konferens på rätt sätt

En bra hemsida är navet i din marknadsföring av kongressen, där intresserade besökare självklart ska kunna registrera sig och betala deltagaravgiften på ett smidigt sätt. Ge din vetenskapliga konferens en egen domän som kan återanvändas och uppdateras om kongressen är ett återkommande event. Digital marknadsföring är mer kostnadseffektiv och träffsäker än annonsering i printmedia. Informera om konferensen i era nyhetsbrev och skicka e-post till personer som deltagit vid era tidigare kongresser. Skapa en officiell hashtag som du använder i inlägg på sociala medier, som exempelvis LinkedIn. Tagga gärna in profilerade inbjudna talare för att öka spridningen genom deras nätverk. Uppmana besökare och talare att använda den officiella hashtagen om de själva delar bilder och inlägg om sitt deltagande, både inför, under och efter konferensen.

 

Se till att din vetenskapliga konferens är miljömässigt hållbar

Klimatfrågan ligger högt på agendan i den akademiska världen. Allt fler besökare efterfrågar ett tydligt hållbarhetsperspektiv från den som arrangerar en vetenskaplig kongress. För att din konferens ska generera minsta möjliga klimatutsläpp gäller det att noggrant tänka igenom allt från namnskyltarnas material och maten som serveras till transporter och sophantering. Här är det viktigt att välja rätt samarbetspartners och leverantörer, och ställa krav på att även de har med hållbarhetsfrågan i alla led.

En annan viktig aspekt av miljöarbetet är att uppmuntra besökarna att göra hållbara val under sin vistelse och när de reser till konferensen. Informera gärna om möjligheter att ta sig till kongressen med tåg, och vilken skillnad i koldioxidutsläpp det ger jämfört med bil eller flyg.

Sugen på fler tips på en lyckad vetenskaplig konferens ur ett ekonomiskt och miljömässigt perspektiv? Ladda gärna ner Handboken för hållbara konferenser – De bästa tipsen för miljö och plånbok.

 

Vilka delar kan du och dina kollegor hantera internt och vad bör ni lägga på en extern partner?

För att säkerställa en lyckad vetenskaplig konferens – och kunna fokusera helhjärtat på de områden där ni själva har störst kunskap och engagemang – är det klokt att anlita en extern partner i form av en PCO (Professional Conference Organizer). När du utvärderar olika alternativ är det viktigt att ställa rätt krav. Se till att företaget har gedigen erfarenhet av just vetenskapliga kongresser, att de har goda referenser från organisationer som liknar din, och att de driver ett aktivt hållbarhetsarbete.

Vilka delar ni tar hjälp med, och vad ni hanterar själva, beror på vilken expertis ni har tillgång till internt. Tänk dock på att även om kunskapen finns internt så kan tiden ställa till det. Att planera en vetenskaplig kongress är förmodligen inte din enda arbetsuppgift; de flesta som är med och anordnar den här typen av event gör det vid sidan om sitt ordinarie arbete. Drivkraften är ett engagemang och intresse – man vill att konferensen ska bli så lyckad som möjligt. Ofta underskattar man hur mycket tid och arbete man behöver lägga ner på detaljer runtomkring. Här nedan ser du fem exempel på områden som en PCO kan avlasta med.

 

Övergripande projektledning med tidsplan och budget

För att kunna fokusera på de delar du själv brinner för är det klokt att överlåta den övergripande projektledningen till en extern partner. En erfaren projektledare kan sätta upp en tidsplan och budget utifrån era förutsättningar, med viktiga hållpunkter som:

• bokning av konferenslokal och hotell
• lansering av hemsida
• deadline för abstract submissions
• marknadsföring av konferensen
• sista anmälningsdatum

 

Avtal med leverantörer

För en enskild anställd skapar det onödig stress att behöva vara personligt ansvarig för avtal och fakturor med alla leverantörer som är inblandade i kongressen – från hotell och catering till tryckeri för skyltar. Anlitar ni en PCO kan de istället signera avtal och hantera fakturor i ert ställe.

 

Abstracthantering

Om ni väljer en PCO med erfarenhet av vetenskapliga konferenser specifikt kan de ge värdefullt stöd under hela abstracthanteringen, som ofta kräver mer administration än man tror.

 

Utställning och sponsorpaket

Utställningar med betalande sponsorer är ofta en förutsättning för att konferensens ekonomi ska gå ihop. En PCO kan bidra med allt från att ta fram attraktiva sponsorpaket i olika prisklasser till att koordinera logistik och uppbyggnad av utställarplatser i och kring kongresslokalen.

 

Marknadsföring och registrering

En PCO kan hjälpa er att ta fram en välfungerande hemsida, slagkraftiga budskap och snyggt designade trycksaker för att nå ut till er målgrupp, underlätta för dem att registrera sig och skapa bra flöden med tydlig skyltning på och omkring konferensområdet.